湘潭市关于建立数据资源管理制度的通知

　　各有关单位：

　　为确保各机关、团体、企事业单位建设、管理好本单位的数据资源，根据《湘潭市档案数据管理试行办法》（潭政办发〔2012〕54号）的要求，现就各单位建立数据资源管理制度通知如下：

一、充分认识建立数据资源管理制度的重要性

　　随着信息化建设的推进和无纸化办公的普及，我市各单位的综合办公系统、业务系统、网站、政务微博、信息平台、媒体和数码设备，以及在各项职能活动中产生和形成了大量的数据。作为现代记录的数据与传统记录的纸质档案一脉相承，都是不可再生的可持续发展的战略资源，是人类的科技成果和智慧结晶，是各项事业进一步发展的基本条件和创新源泉，对政府决策、经济建设、文化传承、社会管理、民生改善等具有重要的价值。数据价值的发挥只有通过加强数据收集、保存、维护、管理、分析、共享才能实现。目前，我市不少单位对数据资源的管理没有引起足够重视，数据随意删除、丢失甚至损毁的现象时有发生，迫切需要尽快建立制度体系，规范数据资源的建设和管理。

二、重点把握数据资源管理制度建设的原则和内容

　　本通知所称数据，就是电子记录，是在各项工作活动中形成的文字、图形、图表、图片、照片、音频、视频等方面的数字信息，包括内容信息、结构信息、背景信息，是人类活动新的记录载体和形态。

　　（一）建立数据管理制度的原则

　　1.真实完整安全效能原则。通过严格的管理制度和严密的操作规程，确保数据资源真实性、完整性；利用现代安全技术，确保数据资源的绝对安全和可靠使用；发挥人的积极因素，充分发挥数据资源服务效能。

　　2.集约管理原则。实行数据资源集中集约管理，避免分散管理和重复投资。

　　3.价值原则。按照"有价值的数据就是好数据"的原理要求，突出数据的使用价值、利用价值。

　　（二）数据管理制度体系建设的主要内容

　　1.配备人员、明确职责。有条件的单位可根据实际情况，设立数据中心或数据管理办公室，并配置专（兼）职数据管理员或由档案管理员兼任数据管理员，明确其职能职责。

　　2.确定本单位数据收集范围。随着现代化设备和使用部门、人员的增多，面对数据成指数级增长的巨大挑战，要认真研究本单位的实际情况，兼顾现实需要与未来发展，加紧确定本单位数据收集范围，部署开展数据收集工作。

　　3.制订本单位数据管理制度。建立数据管理与存储、交互与共享、利用与备份机制，在数据收集、移交、存储、利用、备份、维护等各个环节，制定工作要求和技术标准，保证本单位有价值的数据应收尽收、集中管理和有效利用。

三、强化保障措施，确保制度的建立健全和贯彻落实

　　（一）加强领导，建立健全制度

　　各单位要高度重视，认真贯彻落实数据管理方面的法律、法规和政策规定，强化数据管理意识，加大制度建设的保障力度。市档案局统一制定《数据管理员职责》、《数据收集范围》、《数据资源管理制度》、《数据存储处理基本技术要求》（见附件），各单位要结合实际，优化细化本单位数据管理制度体系。

　　（二）宣传培训，认真组织落实制度

　　数据管理工作是一项系统性工作，需要各部门合作配合。要组织本单位相关人员进行政策、制度宣讲和操作培训，积极争取各部门的理解和配合，培养和增强干部职工主动进行数据形成、积累、移交的良好习惯。数据量大、技术较复杂的数据处理，在服务外包时，要选择有资格的服务单位招投标并签订保密协议。

　　（三）创造条件，提升制度建设水平

　　加强人才引进、培育，安排专门数据机房、业务管理用房，配置必要的数据管理软硬件系统，纳入单位常年性经费安排，有条件的单位还可开展档案、数据、信息资源"三位一体"示范工程建设，不断提高本单位数据资源建设、管理、开发、服务的能力和水平。

　　附件：1.数据管理员职责

　　2.数据收集范围

　　3.数据资源管理制度

　　4.数据存储处理基本技术要求

　　湘 潭 市 档 案 局

　　2014年1月15日

附件1

　　数据管理员职责

　　1.学习、贯彻和落实国家、省、市有关数据资源建设管理的法律、法规和政策规定。

　　2. 负责本单位数据资源建设管理规划、计划及工作规则、规定、制度的编制、实施、监督和协调。

　　3. 负责本单位及其下属机构的数据收集、处理、存储、利用、监管、移交、备份、登记、统计等工作。

　　4. 负责数据管理软件系统的安全操作和使用、维护等；负责对本单位的服务器、存储器、应用软件系统及其他与数据管理有关的软硬件设备登记工作；负责数据管理设备、运行状态、环境的检查和登记；负责设备报废时数据安全鉴定备案。

　　5. 负责为数据分析、共享、开发利用提供数据服务。

附件2

　　数据收集范

　　（一）机构信息数据。本单位名称、地址、发展历程（机构沿革）、重要资质、资格、特色和特点等文字、图片、音视频简介电子版；证照、批文、奖牌、荣誉证书、印章、匾额等的扫描件、数据照片及其说明文字电子版；章程、服务指南（含事项、流程等）等电子版。

　　（二）人物信息数据。本单位全体工作人员名册并加盖公章后的扫描件、用于身份证的数码照片；领导班子成员和其他重要人物简历、证件（含文凭、工作证等）、任职文件，中级以上（含中级）专业技术职称评聘文件和证书，获得市级以上（含市级）的荣誉文件及证书的扫描件或数码照片；重要演讲稿、课件、图书、书画、摄影、影视作品等的电子版；重要公务活动主要文稿电子版或扫描件、数码照片集、视频集及其文字报道的扫描件、视频报道原件剪取、网站报道及微博截图等。

　　（三）决策、运行及业绩信息数据。有关本单位的国家、省、市发布的法律法规和政策性文件汇集及本单位工作计划、发展规划、工作总结和报告、制度、办法、合同、协议、许可文书、证明文书、发文汇集、基础数字汇编、年鉴、大事记、自办刊物等的电子版或扫描件；视察、检查、专家评审和大型会议、大型商务活动、大型文体活动、重大决策、重大反响、重大问题、重大事故等的主要文稿电子版或扫描件、数码照片集、图片集、视频集及其报道文字的扫描件或网络截图等；各种创新、发明或者所获科学技术奖项等科技成果的文件、说明书、专利证书、质量认证和文字图片介绍等资料电子版或扫描件、数码照片；产品专项推介资料电子版、图片和视频集；依法公告、公布的本单位招标、投资、融资、拍卖和资本、资产信息等数据；生产、研发等系统数据。

　　（四）电子政务和电子商务信息数据。综合办公系统、行业管理系统、业务信息服务系统（含网上审批、网络监察、专项治理、专项信息服务系统）、视频监控系统、网上经营系统等形成的数据。

　　（五）项目建设信息数据。国家、省、市级职能部门发布的重点建设项目、科研项目、投资项目，以及其他与本单位联系紧密的或本单位直接投资的各类项目有价值的资料电子版或扫描件、数码照片、视频等。

附件3

　　数据资源管理制度

　　第一条 为规范和促进本单位数据资源管理，充分发挥和利用数据的使用价值，特制定本制度。

　　第二条 本制度所称数据就是电子记录，是包括内容信息、结构信息、背景信息在内的文字、图形、图表、图片、照片、音频、视频等的数字信息。

　　第三条 数据收集范围

　　按照真实、完整、安全、效能原则，数据收集范围可归纳为机构信息数据、人物信息数据、决策运行及业绩信息数据、电子政务（机关事业单位形成的）和电子商务（企业形成的）信息数据、项目建设信息数据。(详见《数据收集范围》）

　　第四条 数据管理由本单位数据中心（数据管理办公室）数据管理员负责。

　　第五条 数据管理员的职责：在单位内部宣传数据管理的意义，培养数据管理的意识和能力，及时组织收集本单位及各部门的原始数据，按要求组织纸质档案资料数字化，确保数据的真实性、系统性、安全性和使用方便性，保障本单位数据资源体系的顺利建设和有效运行，按质按要求定期向市档案数据中心移交数据。(详见《数据管理员职责》）

　　第六条 数据的收集和移交

　　（一）及时收集移交

　　原则上即时移交，可根据本单位实际情况按月或按季度开展单位内部数据收集移交工作。需要的、重要的公开信息（含诚信信任信息）数据和永久、长期的档案数字化数据应及时收集并向市档案数据中心移交。

　　（二）主动移交和收集相结合：领导的数据由数据员收集，各部门的数据明确一位同志负责数据收集移交工作，并注意做好平时工作中的数据累积工作。

　　（三）办理好数据交接手续：数据收集必须填写数据移交情况表，数据验证后，交接双方责任人签字，各单位向市档案数据中心移交数据须经双方领导审核并加盖公章。

　　第七条 数据的存储和删除

　　（一）数据的存储

　　1.数据一般可采用硬盘、磁带、光盘等常用存储介质存储并做好本地和异地备份存储。

　　2.存储在计算机上的数据要做好预防误操作、黑客入侵、病毒，以及各种软硬件灾害威胁等工作。建立数据丢失后数据恢复的预案。

　　3.按照《数据存储处理基本技术要求》，不断优化数据存储方法、操作流程和装备。

　　（二）数据的删除

　　1.制定数据删除制度，由数据管理员组织和监督实施，任何个人或部门非经允许不得删除数据。

　　2.数据删除前，要对数据进行备份，由数据管理员填写《数据删除审批表》，填写删除理由、删除数据内容、删除数据量大小等，逐级签字，按权限经批准后严格按照操作规程执行。备份数据可进行二次开发利用。

　　3.要建立数据自动删除预警机制，及时增加存储空间或及时抽取有使用价值的数据进行保存。

　　第八条 数据的利用

　　（一）依法公开的信息数据经具有审批权限的机构领导批准后可上传发布到局域网、自办网站、湘潭市诚信资讯平台或湘潭市档案资讯平台，供浏览、查阅。

　　（二）法定人员按照法定程序经具有审批权限的机构领导批准后，可利用法定范围内的非公开的信息数据。

　　（三）数据利用者必须做到:

　　1.不得损害数据上传发布单位的权益或商业利益。

　　2.自觉维护数据的安全。

　　第九条 数据管理工作考核

　　1.将数据管理岗位和数据管理人员纳入本单位内部绩效考核，加强管理，形成工作机制。

　　2.在数据管理工作上为决策、管理、服务等做出突出贡献的单位和个人，根据有关规定和标准给予表彰奖励。

　　第十条 本制度自发布之日起施行。

附件4

　　数据存储处理基本技术要求

　　一、数据内容标识要求：数据内容尽量使用原件制作，网络媒体网页数据尽量使用截图数据，尽量保留或标明来源、时间、作者等信息，所有数据内容均须标明编写者或责任人姓名和形成时间、密级。

　　二、数据收集保存格式：文本数据以word、txt、pdf等通用格式收集保存；图片数据以jpg、bmp、tiff等通用格式收集保存；影像和声音数据以avi、mpeg、swf、wmv、flv等通用格式收集保存。

　　电子记录形态数据直接按格式要求转换后收集保存，非电子文件形态的纸质档案、信息材料须进行分类扫描、数码拍照和摄像后，形成规定格式的数据收集保存。

　　特殊格式数据的保存，应保留或标明数据格式、数据运行环境、运行软件、开发公司、软件版本等信息，并将数据和运行软件一并收集保存。

　　三、脱机载体数据保存要求：数据按单位-年度-内容次序排列制成三级文件夹存储管理。

　　一级文件夹标明"××（单位名称）数据"；

　　二级文件夹分别标明信息年度"××年"，由近至远按年度顺序倒推顺次排列，年份不清者置于最近年度的文件夹内，结构信息、背景信息及其相关说明信息的数据分别制作成文件夹排列于末尾；

　　三级文件夹按照《数据收集制度》规定分别标明相关信息分类名称并顺次排列；

　　第三级文件夹内文件分别标明文件名称、保留数据格式后缀（如 .pdf ），按月、日的顺序顺次排列，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。

　　四、数据存储根据各单位的实际情况区别对待

　　1.建设有数据中心数据管理系统的单位，可通过安装的自动收集系统、设置的接口等自动适时收集存储数据。

　　2.安装有档案管理系统的单位，数据按流程上传到软件归档管理系统或预归档管理系统存储。专业和业务档案数据由各单位根据实际情况设立，并向市档案数据中心申请类别名称和分类号，市档案数据中心确定并在档案管理系统中增设相应类目。

　　3.没有软件系统的单位实行光（磁）盘存储，存储介质上要标识清楚，适时做好数据的迁移（如光盘需要每4年迁移一次数据，移动硬盘可延长至5-8年），并做好防写、防光、防潮、防磁、防划、防压、防震、防尘等工作。